Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: augustus 2026

MOMENTS hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens verwerken, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die MOMENTS verwerkt via onze website, bij aanvragen en offertes, bij het organiseren en uitvoeren van evenementen en bij overige contacten met klanten, leveranciers, bezoekers en andere betrokkenen.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

MOMENTS is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, voor zover MOMENTS daarbij optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

In bepaalde gevallen verwerkt MOMENTS persoonsgegevens in opdracht van een opdrachtgever. In dat geval kan de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke zijn en treedt MOMENTS op als verwerker of subverwerker.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop je met MOMENTS in contact komt.

Wij kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • Naam en contactgegevens, zoals e-mailadres, telefoonnummer en adres;
  • Bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
  • Gegevens die je verstrekt bij een aanvraag, offerte of overeenkomst;
  • Gegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie en uitvoering van een evenement;
  • Factuur- en betalingsgegevens;
  • Correspondentie en overige communicatie met MOMENTS;
  • Informatie die je zelf verstrekt via onze website, formulieren, e-mail of telefoon;
  • Technische gegevens over het gebruik van onze website, voor zover deze worden verzameld;
  • Foto-, video- en geluidsmateriaal dat tijdens evenementen wordt gemaakt, voor zover van toepassing.

Wanneer voor een evenement bijzondere persoonsgegevens moeten worden verwerkt, worden hierover waar nodig aanvullende afspraken gemaakt.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

MOMENTS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige reden bestaat.

Wij kunnen persoonsgegevens onder andere verwerken om:

  • Aanvragen te beantwoorden;
  • Offertes op te stellen en toe te sturen;
  • Overeenkomsten met opdrachtgevers uit te voeren;
  • Evenementen voor te bereiden, organiseren en uitvoeren;
  • Met opdrachtgevers, leveranciers en andere betrokken partijen te communiceren;
  • Administratie, facturering en betalingen af te handelen;
  • Onze dienstverlening te verbeteren;
  • Aan wettelijke en administratieve verplichtingen te voldoen;
  • Onze rechten en belangen te beschermen;
  • Contact op te nemen naar aanleiding van een bericht of aanvraag;
  • Waar van toepassing communicatie- en marketingactiviteiten uit te voeren.

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of jouw toestemming.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

4. Persoonsgegevens bij evenementen

Voor de organisatie van evenementen kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van deelnemers, bezoekers, contactpersonen, leveranciers of andere betrokkenen te verwerken.

Wanneer MOMENTS deze gegevens namens een opdrachtgever verwerkt, bepaalt de opdrachtgever in beginsel voor welke doeleinden en op welke wijze de persoonsgegevens worden verwerkt.

MOMENTS gebruikt deze persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de betreffende opdracht en daarmee redelijkerwijs samenhangende doeleinden, tenzij een andere wettelijke grondslag voor de verwerking bestaat.

5. Delen van persoonsgegevens met derden

MOMENTS kan voor haar werkzaamheden gebruikmaken van externe leveranciers en dienstverleners.

Persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden gedeeld met partijen die betrokken zijn bij:

  • De organisatie en uitvoering van evenementen;
  • Locaties, catering, vervoer en accommodatie;
  • Administratie en boekhouding;
  • IT, hosting en websitebeheer;
  • E-mail- en communicatiediensten;
  • Betalingsverwerking;
  • Fotografie, video en andere eventproductie;
  • Andere diensten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een opdracht.

Wij delen niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Wanneer een externe partij namens MOMENTS persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming en verwerking van deze gegevens.

MOMENTS verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

6. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

MOMENTS streeft ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken.

Het kan voorkomen dat een door ons gebruikte leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt of toegankelijk maakt. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag bestaat en dat passende waarborgen worden getroffen zoals vereist onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

MOMENTS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

De exacte bewaartermijn kan verschillen per categorie persoonsgegevens en is onder andere afhankelijk van:

  • De duur van onze relatie met een opdrachtgever;
  • De uitvoering en afronding van een evenement;
  • Wettelijke fiscale en administratieve bewaarplichten;
  • De noodzaak om eventuele vragen, klachten of geschillen af te handelen.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

8. Foto, video en geluidsopnamen

Tijdens evenementen kunnen foto-, video- en/of geluidsopnamen worden gemaakt.

Afhankelijk van het evenement kunnen deze opnamen worden gebruikt voor verslaglegging en voor interne of externe communicatie van MOMENTS en bij het evenement betrokken partijen.

Wanneer voor het maken of gebruiken van bepaalde opnamen toestemming vereist is, zal MOMENTS of de betreffende verantwoordelijke partij hiervoor toestemming vragen.

Heb je vragen over het gebruik van beeldmateriaal waarop je herkenbaar in beeld bent, neem dan contact met ons op.

9. Beveiliging

MOMENTS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of ongeoorloofde openbaarmaking.

Deze maatregelen worden waar nodig aangepast aan de aard van de persoonsgegevens en de risico's van de verwerking.

10. Cookies en websitegebruik

De website van MOMENTS kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren. Wanneer wij analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, worden deze alleen geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.

Welke cookies daadwerkelijk worden gebruikt en welke externe diensten daarbij betrokken zijn, kan nader worden beschreven in een afzonderlijk cookiebeleid of via de cookie-instellingen op de website.

11. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je ons verzoeken om:

  • Inzage te geven in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
  • Onjuiste persoonsgegevens te corrigeren;
  • Persoonsgegevens te verwijderen;
  • De verwerking van persoonsgegevens te beperken;
  • Bezwaar te maken tegen een verwerking;
  • Persoonsgegevens aan jou of een andere organisatie over te dragen;
  • Een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je kunt hiervoor contact opnemen via [e-mailadres].

Wij kunnen je vragen om aanvullende informatie om je identiteit vast te stellen voordat wij een verzoek uitvoeren.

12. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop MOMENTS met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

MOMENTS kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd. Bovenaan deze pagina staat wanneer de privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

14. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens door MOMENTS kun je contact met ons opnemen:

MOMENTS
Mauritsstraat 48, 5616AB Eindhoven
E-mail: info@moments.nl
KvK-nummer: 98831089